Polisi Preifatrwydd

Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn egluro pam rydym yn casglu eich data personol a beth rydym yn ei wneud ag ef. Mae hefyd yn egluro eich hawliau a sut i’w gorfodi.

Pwy sy’n rheoli’r gwasanaeth hwn

Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF (GLlTEF) sy’n rheoli’r gwasanaeth hwn, sef un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ).

MoJ yw’r rheolydd data at ddibenion diogelu data. Mae siarter gwybodaeth bersonol MoJ (agor mewn ffenestr newydd) yn egluro sut mae’r MoJ yn prosesu data personol.

Fel rhan o’r MoJ, mae GLlTEF yn gyfrifol am benderfynu sut mae eich data personol yn cael ei ddefnyddio ac mae’n gyfrifol am ddiogelu’r data personol rydych yn ei ddarparu.

Ceir rhagor o wybodaeth am ddefnyddio’r gwasanaeth hwn yn y telerau ac amodau.

Pam ydym ni’n casglu eich data personol

Rydym ni’n casglu eich data personol i:

  • brosesu eich cais
  • bodloni gofynion cyfreithiol
  • gwella’r gwasanaeth hwn

Mae ein staff yn defnyddio eich data personol i brosesu eich cais. Maent yn gweithio yn y DU ac mae eich data yn cael ei storio yn y DU.

Y data personol rydym ni’n casglu

Pan fyddwch yn defnyddio’r gwasanaeth gwneud cais am brofiant, byddwn yn gofyn am:

  • eich enw, ac unrhyw enwau eraill yr ydych yn cael eich adnabod wrthynt
  • eich cyfeiriad e-bost
  • eich rhif ffôn
  • eich cyfeiriad
  • enwau unrhyw ysgutorion yn yr ewyllys
  • manylion cyswllt yr holl ysgutorion sy’n gwneud cais am brofiant

Defnyddio eich data

Fel rhan o’ch cais fe ofynnir ichi ddefnyddio’ch cyfeiriad e-bost i greu cyfrif. Byddwch yn gallu defnyddio’r cyfeiriad e-bost hwn a chyfrinair i fewngofnodi i wasanaethau eraill GLlTEF.

Efallai y byddwn yn gofyn am eich caniatâd i ddefnyddio eich cyfeiriad e-bost i anfon negeseuon e-bost atoch trwy’r system GOV.UK Notify. Mae’r system hon yn prosesu negeseuon e-bost o fewn Ardal Economaidd Ewrop yn unig hyd nes y pwynt lle mae’r negeseuon e-bost yn cael eu trosglwyddo i’r darparwr e-bost rydych chi’n ei ddefnyddio.

Rydym yn defnyddio cwcis i gasglu data am sut rydych yn defnyddio’r gwasanaeth hwn, gan gynnwys:

  • os byddwch yn agor neges e-bost gennym neu’n clicio ar ddolen mewn e-bost
  • cyfeiriad IP eich cyfrifiadur, eich ffôn neu’ch tabled
  • yr ardal neu’r dref lle rydych yn defnyddio’ch cyfrifiadur, ffôn neu dabled
  • y porwr gwe rydych yn ei ddefnyddio

Storio eich data

Pan fyddwch yn defnyddio’r gwasanaeth hwn fe ofynnir ichi ddefnyddio’ch cyfeiriad e-bost i greu cyfrif. Gallwch ddefnyddio’r cyfeiriad e-bost hwn a chyfrinair i fewngofnodi i wasanaethau eraill GLlTEF.

Cyn ichi gyflwyno eich gwybodaeth

Caiff yr wybodaeth rydych yn ei rhoi yn eich cais am brofiant ei storio hyd nes y byddwch yn penderfynu cyflwyno’ch cais. Bydd hyn yn eich galluogi i arbed beth ydych yn ei wneud a pharhau â’ch cais yn hwyrach ymlaen. Bydd gwybodaeth sydd wedi cael ei storio nad ydych yn ei chyflwyno yn cael ei dileu ar ôl 90 diwrnod.

Ar ôl ichi gyflwyno eich cais

Bydd yr wybodaeth rydych wedi’i rhoi yn eich cais am brofiant yn cael ei storio am 50 mlynedd ac yna ei dileu. Mae ewyllysiau a grantiau profiant yn gofnodion cyhoeddus. Nid yw grantiau profiant yn cynnwys cyfeiriadau e-bost na rhifau ffôn, ond maent yn cynnwys cyfeiriadau.

Rhannu eich data

Pan fydd eich cais yn cael ei brosesu, mae’n bosib y byddwn angen cysylltu ag adran, asiantaeth neu sefydliad arall yn y llywodraeth ac efallai y byddwn yn rhannu eich data â nhw.

Os byddwch yn cysylltu â ni ac yn gofyn am help gyda’r gwasanaeth rydych yn ei ddefnyddio, efallai y byddwn yn rhannu eich data personol gyda’r Good Things Foundation (agor mewn ffenestr newydd). Rydym yn gweithio mewn partneriaeth â’r cwmni hwn i gynnig cefnogaeth wyneb yn wyneb.

Mewn rhai amgylchiadau efallai y byddwn yn rhannu eich data. Er enghraifft, i atal neu ddatrys trosedd, neu i gynhyrchu ystadegau dienw.

Rydym yn defnyddio Google Analytics i gasglu data am sut y defnyddir gwefan. Mae’r data dienw hwn yn cael ei rannu â Google. Mae rhagor o wybodaeth am hyn yn ein telerau ac amodau.

Storio a rhannu eich data’n rhyngwladol

Weithiau efallai y bydd angen inni anfon eich gwybodaeth bersonol tu allan i’r DU. Pan fyddwn yn gwneud hyn byddwn yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data.

Eich hawliau

Gallwch ofyn:

  • i gael gweld y data personol amdanoch rydym yn ei gadw
  • i’r data personol gael ei gywiro
  • i’r data personol gael ei symud neu ei ddileu (bydd hyn yn ddibynnol ar yr amgylchiadau, er enghraifft os ydych chi’n penderfynu peidio â pharhau gyda’ch cais)
  • i gyfyngu ar y mynediad at y data personol (er enghraifft, gallwch ofyn i’r data gael ei storio am gyfnod hirach a pheidio â chael ei ddileu’n awtomatig)

Os ydych eisiau gweld y data personol rydym yn ei gadw amdanoch, gallwch:

Gallwch ofyn i gael mwy o wybodaeth am:

  • gytundebau sydd gennym ar rannu gwybodaeth gyda sefydliadau eraill
  • pryd caniateir inni drosglwyddo gwybodaeth bersonol amdanoch heb roi gwybod ichi
  • ein cyfarwyddiadau i staff ynghylch sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich gwybodaeth bersonol
  • sut rydym yn sicrhau bod yr wybodaeth sydd gennym yn gywir ac yn gyfredol

Gallwch gysylltu â swyddog diogelu data MoJ drwy:

  • Ysgrifennu i: The Data Protection Officer, Ministry of Justice, 3rd Floor, Post point 10.38, 10 South Colonnades, Canary Wharf, Llundain, E14 4PU
  • E-bost: DPO@justice.gov.uk

Sut i wneud cwyn

Gweler ein trefn gwyno (agor mewn ffenestr newydd) os ydych eisiau cwyno am sut rydym wedi trin eich data personol.

Ysgrifennwch at: Post point 10.38, 102 Petty France, Llundain SW1H 9AJ

E-bost: privacy@justice.gov.uk

Gallwch hefyd gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (agor mewn ffenestr newydd) os ydych yn anfodlon â’n hymateb neu’n credu nad ydym yn prosesu eich data personol yn gyfreithlon.